Kişisel Verilerin Korunması

1 Amaç

Bu doküman, Bozkurt Belediye Başkanliğinin (“Belediye veya Veri Sorumlusu”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esaslari belirlemek amaciyla hazirlanmiştir. Belediyemizin görev, misyon, vizyon ve temel ilkeleri doğrultusunda; Belediyemizin süreç ve faaliyetlerinde yer alan tüm vatandaşlarimiza, çalişanlarimiza, çalişan adaylarimiza, işveren ve ihale adaylarimiz ile çalişanlarina, tedarikçilerimiz ile çalişanlara, bünyemizde staj yapan stajyerlerimize, paydaş katilimcilarimiza, vergisel ve maddi mükelleflerimize ve ilgili kişilere ait kişisel verilerin; T.C. Anayasasi, uluslararasi sözleşmeler, 6698 sayili Kişisel Verilerin Korunmasi Kanunu (“Kanun”), Belediyemize ait mevzuat ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarini etkin bir şekilde kullanmasinin sağlanmasini öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanmasi ve imhasina ilişkin iş ve işlemler, Belediye tarafindan bu doğrultuda hazirlanmiş olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

2 Kapsam

Belediyemizin süreç ve faaliyetlerinde yer alan tüm vatandaşlarimiza, çalişanlarimiza, çalişan adaylarimiza, işveren ve ihale adaylarimiz ile çalişanlarina, tedarikçilerimiz ile çalişanlarina, bünyemizde staj yapan stajyerlerimize, paydaş katilimcilarimiza, vergisel ve maddi mükelleflerimize ve ilgili kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsaminda olup belediyenin sahip olduğu ya da belediye tarafindan yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayit ortamlari ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanir.

3 Hukuki Dayanak

• 6698 sayili Kişisel Verilerin Korunmasi Kanunu
• Aydinlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkinda Tebliğ
• Kişisel Verilerin Silinmesi Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkinda Yönetmelik
• Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esaslari Hakkinda Tebliğ
• Kişisel Verilerin Yurt Dişina Aktarilmasina İlişkin Usul ve Esaslar Hakkinda Yönetmelik
• Kurul kararlari ve yayimlanan rehberler

4 Tanımlar ve Kısaltmalar

5 Roller ve Sorumluluklar

6 Uygulama Kuralları

• Saklama süresi; mevzuat, kamu arşiv plani, hizmetin tamamlanmasi, zamanaşimi ve ispat ihtiyaci birlikte değerlendirilerek belirlenir.
• İşleme şartlari ortadan kalkan veriler ilk periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
• Periyodik imha kontrolü alti ayi aşmayacak araliklarla yürütülür.
• İmha işlemleri yöntem, kapsam, tarih, sorumlu ve onay bilgisiyle kayit altina alinir; kayitlar en az üç yil saklanir.
• Yedeklerde bulunan veriler geri yükleme döngüsü içinde erişilemez hâle getirilir veya güvenli biçimde üzerine yazilir.

7. İlgili Kişi Grupları ve Veri Kategorileri

Vatandaşlar, başvuru sahipleri, çalişanlar, aday çalişanlar, stajyerler, eski çalişanlar, meclis/encümen üyeleri, muhtarlar, tedarikçi/alt işveren çalişanlari, ziyaretçiler, hali saha/düğün salonu kullanicilari, belediye hizmet başvuru sahipleri, ruhsat/imar/ihale süreç taraflari ve diğer Üçüncü kişiler.

Kimlik, iletişim, lokasyon, özlük, hukuki işlem, müşteri/vatandaş işlem, fiziksel mekân güvenliği, işlem güvenliği, risk yönetimi, finans, mesleki deneyim, görsel/işitsel kayitlar, sağlik bilgileri, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri ilweb sitesi hizmetlerine özgü tapu/ada/parsel, ruhsat, belediye hizmet ve başvuru bilgileri.

8. Kayıt Ortamları

Kayit ortami değiştiğinde envanter, saklama süresi ve imha yöntemi güncellenir.

9. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

5393 sayili Belediye Kanunu, 2464 sayili Belediye Gelirleri Kanunu, 3194 sayili İmar Kanunu, 4734 sayili Kamu İhale Kanunu, 4735 sayili Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 2886 sayili Devlet İhale Kanunu, 5018 sayili Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 657 sayili Devlet Memurlari Kanunu, 4857 sayili İş Kanunu, 5510 sayili Kanun, 6331 sayili Kanun, 213 sayili Vergi Usul Kanunu, 6183 sayili Kanun, 3071 sayili Kanun, 4982 sayili Kanun, 7201 sayili Tebligat Kanunu, 5490 sayili Nüfus Hizmetleri Kanunu, 3572 sayili Kanun, 5326 sayili Kabahatler Kanunu, 5651 sayili Kanun, 1593 sayili Umumi Hifzissihha Kanunu, 5199 sayili Hayvanlari Koruma Kanunu ve sair ilgili mevzuat saklama dayanaklari arasindadir.

Saklama süresi açikça düzenlenmemişse, hizmetin gerektirdiği süre, denetim/teftiş süreleri, zamanaşimi süreleri, hukuki uyuşmazlik ihtimali, arşiv yükümlülüğü ve veri minimizasyonu ilkesi birlikte değerlendirilir.

10. Saklama Süresi Belirleme Esasları

Her süreç için saklama süresi; envanterdeki işleme amaci, veri kategorisi, hukuki sebep, alici grubu, kayit ortami ve mevzuat dayanaği ile birlikte belirlenir.

Kamera kayitlari yalnizca güvenlik amaciyla gerekli süre kadar saklanir; olay/denetim/hukuki süreç varsa ilgili kayit ayri delil dosyasina alinir.

Çerez ve web loglari teknik güvenlik ve mevzuat gereklilikleriyle sinirli tutulur; zorunlu olmayan çerezlerde tercih/açik riza kayitlari ayrica saklanir.

Özel nitelikli kişisel veriler, kanuni zorunluluk veya ilgili süreç gerekliliği sona erdiğinde erişimi kisitlanarak imha listesine alinir.

Hukuki uyuşmazlik, denetim, soruşturma veya resmi talep halinde imha işlemi ilgili dosya bakimindan askiya alinabilir.

11. İmha Yöntemleri

• Kâğit ortamindaki kişisel veriler çapraz kesim/kâğit imha makinesi, güvenli imha hizmeti veya tutanakli yakma/parçalama yöntemiyle yok edilir.
• Elektronik dosyalar güvenli silme, erişilemez kilma, kriptografik yok etme, veri tabani kayitlarinin kontrollü silinmesi veya ortamin fiziksel imhasi yöntemleriyle imha edilir.
• Taşinabilir medya, disk ve cihazlar güvenli silme/de-manyetize/fiziksel imha süreçlerinden geçirilir. İmha işlemi tutanakla kayit altina alinir.
• Anonim hale getirme için maskeleme, toplulaştirma, örnekleme, genelleştirme, kayit/değişken çikarma, gürültü ekleme, k-anonimlik, l-çeşitlilik ve t-yakinlik gibi yöntemler kullanilabilir.
• Periyodik imha kontrolleri en geç alti ayda bir yapilir. İmha listesinde veri kategorisi, süreç, kayit ortami, saklama süresi, imha tarihi, yöntem, sorumlu birim ve tutanak bilgisi yer alir.
• İmha tutanaklari yetkili kişiler dişinda erişime kapali tutulur ve politika/envanterde belirlenen süre boyunca saklanir

12. Aydınlarma Başvuru ve Hak Kullanım Kayıtları

• Aydinlatma metinleri, başvuru formlari, açik riza metinleri, ilgili kişi başvuru formlari, başvuru değerlendirme yazilari ve cevap kayitlari, ispat yükümlülüğü ve hukuki uyuşmazlik ihtimali dikkate alinarak saklanir.
• İlgili kişi başvurularinda kimlik teyidi için alinan belgeler, yalnizca başvurunun değerlendirilmesi, cevaplanmasi ve olasi hukuki süreçlerin yönetimi amaciyla işlenir; başvuru sonuçlandiğinda gereksiz kopyalar imha edilir.
• Açik riza kayitlari, rizanin alindiği tarih, yöntem, kapsam, metin versiyonu ve geri alma talebiyle birlikte kayit altina alinir. Riza geri çekildiğinde, rizaya dayali işleme faaliyeti durdurulur; saklama gerektiren hukuki sebep yoksa ilgili veri imha sürecine alinir.

13. Aktarım ve Yurtdışı Aktarım Kayıtları

• Kişisel verilerin yetkili kamu kurumlarina, bankalara, KEP/e-posta/elektronik bildirim hizmet sağlayicilarina, bilişim tedarikçilerine, arşiv ve danişmanlik hizmet sağlayicilarina aktarilmasi; süreç, amaç, hukuki sebep ve alici grubu bazinda envanterde gösterilir.
• Web sitesi, çerez, sosyal medya, elektronik bildirim/e-posta veya bulut altyapisi nedeniyle yurt dişina aktarim ihtimali varsa KVKK m.9 kapsaminda uygun mekanizma değerlendirilir.
• Tedarikçi ve veri işleyenlerle yapilan sözleşmelerde kişisel verilerin işlenme amaci, güvenlik tedbirleri, alt işleyen kullanimi, ihlal bildirimi, denetim hakki, sözleşme sonunda iade/imha ve gizlilik hükümleri yer alir.

14. Belediye Hizmetlerine Göre Saklama Esasaları

• iletişim ve çözüm merkezi kanallari, e-posta, KEP ve EBYS başvurulari; başvuru sonucu, ilgili birim cevabi, resmi yazişma ve denetim gerekleriyle birlikte değerlendirilir.
• Evlendirme İşlemleri işlemleri, evlendirme memurluğu kayitlari, ücret/makbuz kayitlari, başvuru belgeleri ve iptal/iade kayitlari Evlendirme Yönetmeliği, nüfus ve web sitesi gelirleri mevzuatina göre saklanir.
• Kurs, Havuz; rezervasyon, sözleşme, ödeme, güvenlik, olay/hasar ve iade süreçleriyle bağlantili süreler boyunca saklanir.
• İmar, ruhsat, zabita, işgaliye, pazar yeri, mühürleme, kaçak yapi, yol/kaldirim bakim-onarim ve saha tespit kayitlari; imar, ruhsat, kabahat, belediye gelirleri, tebligat ve dava zamanaşimi süreleriyle birlikte değerlendirilir.
• Vatandaş destek, sağlik/İSG ve özel nitelikli veri içeren kayitlar; ilgili kamu hizmeti ve kanuni yükümlülükle sinirli saklanir, erişim yetkisi dar tutulur ve gereksiz kopya oluşturulmaz.
• Meclis kararlari, ilan/aski süreçleri, duyurular ve kamuya açik karar kayitlari; şeffaflik, arşiv ve mevzuat gerekleri kapsaminda saklanir. Kamuya açiklanacak içeriklerde gereksiz kişisel veri maskeleme ilkesi uygulanir.

15. Denetim ve Eğitim

• Saklama ve imha uygulamalari yilda en az bir kez denetlenir; eksiklikler düzeltici/önleyici faaliyet planina alinir. Denetimlerde veri envanteri, fiziki arşiv, elektronik klasörler, kullanici yetkileri, tedarikçi sözleşmeleri, kamera kayit süreleri ve çerez tercih kayitlari kontrol edilir.
• Yeni başlayan personele oryantasyon kapsaminda, mevcut personele periyodik olarak saklama, arşiv, güvenli imha, veri minimizasyonu, özel nitelikli veri güvenliği ve ihlal bildirimi eğitimi verilir.
• Eğitim katilim kayitlari, içerik versiyonu, tarih, katilimci listesi ve ölçme/değerlendirme sonuçlariyla birlikte saklanir.

TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Teknik Tedbirler

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği tedbirleri uygulanir; güvenlik duvari, güncel antivirüs/EDR, yama yönetimi ve güvenli yapilandirma kontrolleri takip edilir.
• Kullanici hesaplari kişiye özel açilir; ortak hesap kullanimi zorunlu haller dişinda yasaktir ve istisnalar kayit altina alinir.
• Erişim loglari, 5651 ve ilgili bilgi güvenliği gereklilikleri kapsaminda kullanici müdahalesi olmayacak şekilde tutulur, korunur ve yalnizca yetkili kişilerce incelenir.
• Yetki matrisi oluşturulur; görev değişikliği, işten ayriliş, sözleşme bitişi veya hizmet sonlanmasi halinde erişimler gecikmeksizin kapatilir.
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik ortamda şifreli, erişimi kisitli ve ayri yetkilendirme ile tutulur; e-posta ile aktarim zorunluysa şifreli gönderim ve ayri kanal parola iletimi uygulanir.
• Yedekleme, geri dönüş testi, fiziksel ortam güvenliği, taşinabilir medya kontrolü, güvenli silme ve arşiv güvenliği süreçleri uygulanir.

İdari Tedbirler

• Kişisel veri işleme envanteri ve saklama-imha matrisi birim süreçleriyle eşleştirilir; yeni hizmet veya sistem devreye alinmadan önce veri koruma değerlendirmesi yapilir.
• Aydinlatma metinleri ilgili başvuru formlarinda, hizmet noktalarinda, web sitesinde ve gerektiğinde fiziksel alanlarda erişilebilir kilinir.
• Çalişanlara ve ilgili görev gruplarina periyodik KVKK, bilgi güvenliği, ihlal bildirimi, parola ve güvenli aktarim eğitimleri verilir.
• Tedarikçi ve veri işleyen sözleşmeleri, kişisel veri güvenliği, gizlilik, alt işleyen, ihlal bildirimi, denetim ve iade/imha hükümleri içerecek şekilde düzenlenir.
• Kişisel veriler kâğit ortaminda kilitli dolap/arşivde; elektronik ortamda yetki sinirlamasi ile saklanir. Fazla, güncel olmayan veya amaç dişi veri işlenmemesi esastir.
• İhlal şüphesi halinde deliller korunur, olay kayit altina alinir ve KVK Komisyonuna derhal bildirilir.

7 Kayıt Denetim ve Güncelleme

Uygulama kayitlari denetime elverişli biçimde saklanir. Süreç, sistem, mevzuat veya Kurul karari değiştiğinde doküman ve envanter birlikte gözden geçirilir. En az yilda bir uygunluk kontrolü yapilir.

8 Yürürlük

Bu doküman 22.09.2026 tarihinde yürürlüğe girer. Uygulama sorumlulari belgenin güncel sürümünü kullanir.